Unternehmensweit.
Informationen, die alle nutzen dürfen: Produktbeschreibungen, Preislisten, allgemeine Richtlinien. Jede Rolle und jeder virtuelle KI-Mitarbeiter kann darauf zugreifen.
KI-System · Grundlage
KI-Berechtigungen: Jeder sieht nur, was für ihn bestimmt ist
Ein KI-System, das das ganze Firmenwissen kennt, darf es nicht jedem zeigen. AI Cowork hat deshalb ein Berechtigungssystem mit Gruppen, Nutzern und weiteren Ebenen. Es gilt für alles im System: für Dokumente in der Wissensdatenbank, für Chatverläufe, für das Unternehmensgedächtnis und für die Fähigkeiten der virtuellen KI-Mitarbeiter. Die Marketingabteilung hat damit keinen Zugriff auf die Unterlagen der Buchhaltung, und eine Frage im Chat wird nur mit dem Wissen beantwortet, das für die fragende Person freigegeben ist.
Drei Ebenen: Unternehmen, Gruppen, Nutzer
Gruppen.
Abteilungen, Teams oder Standorte erhalten eigene Bereiche, zum Beispiel Buchhaltung, Vertrieb oder Marketing. Was in einer Gruppe liegt, bleibt in dieser Gruppe. Eine Person kann mehreren Gruppen angehören.
Einzelne Nutzer.
Jeder Nutzer hat einen persönlichen Bereich für eigene Unterlagen, Notizen und Chatverläufe. Zusätzlich lässt sich Wissen gezielt für einzelne Personen freischalten, etwa für eine Projektleiterin, die Zahlen aus einem anderen Bereich benötigt.
Darunter liegen weitere Ebenen: Wissensbereiche für Themen, die quer zu den Abteilungen liegen, sowie die Fähigkeiten und Freigaben der einzelnen Rollen. Welche Struktur zu Ihrem Unternehmen passt, legen wir beim Aufbau gemeinsam fest.
Schematische Darstellung
Wer sieht was: Beispiel für Gruppen
Wissensdatenbank: persönlich, für den Bereich oder für alle
Beim Hochladen eines Dokuments in die Wissensdatenbank wird festgelegt, wer es nutzen darf:
Nur für mich.
Das Dokument steht ausschließlich der Person zur Verfügung, die es hochgeladen hat. Eine Mitarbeiterin kann so ihre eigenen Arbeitsunterlagen mit KI nutzen, ohne sie im Unternehmen zu teilen.
Für meinen Wissensbereich.
Das Dokument gilt für eine Gruppe oder einen Themenbereich. Die Buchhaltung legt Zahlungsvereinbarungen ab, die nur die Buchhaltung sieht.
Unternehmensweit.
Das Dokument wird zur gemeinsamen Information für alle Mitarbeitenden.
Für einzelne Nutzer.
Ein Dokument oder ein ganzer Wissensbereich wird gezielt für bestimmte Personen freigeschaltet, unabhängig von ihrer Gruppe.
Die Zuordnung lässt sich später ändern. Wer ein Dokument für alle freigeben darf, wird über die Rolle festgelegt.
Beispielablauf: dieselbe Frage, zwei Antworten
Eine Mitarbeiterin aus der Buchhaltung fragt im Chat nach der vereinbarten Zahlungsfrist eines Kunden. AI Cowork antwortet aus der im Buchhaltungsbereich abgelegten Vereinbarung und nennt die Fundstelle. Stellt ein Kollege aus dem Marketing dieselbe Frage, kennt sein virtueller KI-Mitarbeiter diese Unterlage nicht. Er erhält nur Antworten aus dem unternehmensweiten Wissen und den Bereichen, denen er angehört. Beide sehen in der Antwort, auf welche Quelle sie sich stützt.
Für Unternehmensgruppen gilt dasselbe Prinzip über Gesellschaften und Standorte hinweg: gemeinsame Vorlagen für alle, kundenspezifische Unterlagen nur für die zuständige Einheit.
Ein Berechtigungssystem für alles in AI Cowork
Die Berechtigungen gelten durchgängig und müssen nicht pro Funktion neu eingerichtet werden:
Chat.
Jeder Nutzer sieht im KI-Chat nur seine eigenen Verläufe. Die Gespräche anderer Nutzer bleiben für ihn unsichtbar, auch für Vorgesetzte.
Unternehmensgedächtnis.
Das Gedächtnis unterscheidet persönliche Notizen von gemeinsam freigegebenen Vorgaben.
Dashboard.
Das Dashboard zeigt jeder Person die Aufgaben, Ergebnisse und Freigaben ihres Bereichs.
Virtuelle KI-Mitarbeiter.
Jede Rolle arbeitet mit den Berechtigungen der Gruppe, für die sie eingerichtet ist. Ein virtueller Mitarbeiter der Buchhaltung greift nicht auf Marketingunterlagen zu.
Angebundene Systeme.
Lese- und Schreibzugriffe auf CRM oder ERP folgen denselben Gruppen und Rollen.
Berechtigungen regeln, wer etwas sehen und nutzen darf. Freigaben regeln, welche Aktionen zusätzlich eine Bestätigung brauchen, etwa Versand, Löschen oder Schreibzugriffe. Beides zusammen bildet die Kontrolle in Ihrem System.
Schematische Darstellung
Wer darf was: Beispiel für Regeln
Festgelegt beim Aufbau, geändert im Alltag
Fachbereich und IT benennen Gruppen, Wissensbereiche und die Personen, die Freigaben erteilen. Wir richten die Struktur in Ihrer eigenen Instanz ein und prüfen sie mit typischen Fragen aus den Abteilungen. Danach pflegen berechtigte Personen Gruppen und Zuordnungen selbst, etwa wenn ein Mitarbeiter die Abteilung wechselt oder ein neues Projekt startet.
Für die Datenschutzprüfung ist dokumentiert, welche Gruppe auf welche Datenart zugreifen kann. Mehr dazu unter DSGVO-konform einrichten.
Das Berechtigungssystem gehört zu jedem Paket, vom Einstieg bis zum unternehmensweiten Ausbau. Für AI Cowork fallen keine laufenden Lizenzgebühren an. Die Investitionsübersicht zeigt Pakete und Betriebskosten.
Kostenlose Demo
In 45 Minuten wird Ihr möglicher Einstieg konkret.
Sie lernen AI Cowork kennen und besprechen einen wiederkehrenden Vorgang aus Ihrem Unternehmen.
Für Unternehmen ab 10 Mitarbeitenden. Einmaliger Aufbau; Betriebskosten werden gesondert kalkuliert.